Em 24 meses, Governo economiza 1,2 milhão de folhas de papel

Modificar um sistema de comunicação interna utilizado durante quase 40 anos no Estado parecia algo distante, até a publicação do decreto nº 14.259 em setembro de 2015, que deu inicio a implantação do Sistema de Comunicação Eletrônica (e-DOCMS) em todo âmbito do Poder Executivo Estadual.

Dois anos depois, o Governo do Estado, por meio da Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD), está a um passo de concluir a implantação do sistema que reduziu em quase 100% o trâmite de documentos físicos para comunicação interna entre os órgãos estaduais.

Ao todo, 34 órgãos e entidades do executivo estadual já utilizam o sistema, que funciona como uma caixa de e-mail onde cada servidor tem seu login, podendo acessá-lo de qualquer computador, e reduzindo o tempo de resposta. A implantação nos órgãos do poder executivo estadual trouxe modernidade, dinamismo, organização e celeridade ao serviço público, além de ter reduzido o fluxo de papel.

Para se ter uma ideia, em 24 meses da implantação, o sistema e-DOCMS computou o envio de mais de 600 mil ofícios e comunicação interna (CI). Se considerar que cada documento possui mais de uma lauda, foram mais de 1,2 milhão de folhas de papel sulfite que deixaram de ser utilizadas no período, mostrando que o e-DOCMS também contribui para a preservação do meio ambiente.

Titular da pasta responsável pela implantação do sistema, Carlos Alberto de Assis ressalta a importância do trabalho desenvolvido integralmente por servidores, em prol da modernização do Estado. “Pegamos um Estado na era analógica com a missão de entregá-lo na era digital. Estamos a um passo da implantação definitiva do e-DOCMS, e isso é uma grande conquista para toda equipe que desenvolveu e implantou o projeto. Um documento que antes precisava ser impresso, assinado manualmente e transportado por algum servidor de um órgão para o outro, hoje é totalmente informatizado, assinado digitalmente e enviado com apenas um clique. Isso é desburocratizar” ressalta Assis.

100% Digital

Na manhã desta quinta-feira (14.9) cerca de 40 servidores da Agencia Estadual de Empreendimentos (Agesul) receberam treinamento teórico do servidor da Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD) e gestor responsável pela implantação do e-DOCMS no Estado, Antonio Muller.“Foram dois anos levando capacitação em diversos locais, fazendo capacitações virtuais, acompanhando de perto e fazendo ajustes para tornar isso realidade. A Agesul é o ultimo órgão onde será implantado o e-DOCMS. Concluída essa etapa, poderemos dizer que as comunicações internas entre os órgãos são feitas integralmente de forma digital” ressaltou Muller que a partir da próxima segunda-feira (18) dará suporte aos servidores da Agesul que passarão a utilizar o sistema em definitivo. (**Texto: Mireli Obando/ SAD)